C.R.P. Software

Dal 1985 soluzioni informatiche al servizio dell'impresa

Progetti significativi


Sezione dedicata alle spiegazioni dei progetti più significativi seguiti e svolti dalla C.R.P. Software.

Si parte dalla richiesta e dallo stato dell'arte del cliente per arrivare all'analisi da noi proposta concludendo con la soluzione software data.

MESSAGGISTICA

Progetto per lancio di un nuovo prodotto e relativa fidelizzazione della clientela;

La richiesta:
Ci stato richiesto supporto per gestire con software marketing per il lancio e la fidelizzazione dei clienti in riferimento ad un nuovo settore aziendale finalizzato alla vendita di un nuovo prodotto.

Lo stato dell'arte del cliente:
Azienda di produzione che utilizza GENIO per la parte gestionale, amministrativa, e vendita, Outlook come gestore di posta intera in rete. Indirizzi mail dei propri contatti sulla rubrica di Outlook e in anagrafica di GENIO indirizzi e riferimenti telefono fissi e alcuni cellulari dei propri clienti.

La soluzione proposta:
Nuova organizzazione delle anagrafiche di GENIO con suddivisione per categoria, canale mirate al prodotto per isolare la clientela da contattare.
Completamento delle relative anagrafiche clienti in GENIO con indirizzi mail e numeri di cellulare.
Installazione sul sistema informativo aziendale del software CRP InContatto per inserire nominativi (potenziali clienti) per effettuare campagne di marketing via posta elettronica mirate.
Abilitazione del servizio iSMS per contatto veloce alla clientela su novità del prodotto, e avanzamento degli ordini di consegna dei prodotti.

La sua realizzazione:
Come prima cosa si è proceduto installando InContatto sul sistema informativo aziendale.
Si è proceduto alla conversione dei nominativi inseriti su Outlook in un archivio di InContatto per permettere a questi una suddivisione logica degli stessi e per essere poi catalogati sulle anagrafiche di GENIO e per velocizzare significamene le ricerche e l'invio delle mail e SMS ai clienti.
Genio lo si è aggiornato alle ultime versioni dove è presente il collegamento e l'integrazione con la messaggistica.
Si è proceduto a identificare i nuovi canali e categorie clienti, e utilizzando InContatto l'aggiornamento delle email sulle anagrafiche di GENIO.
Visto il disordine e le poche informazioni su mail e cellulari della clientela, si è organizzata una raccolta informazioni spedendo via fax un modulo di conferma anagrafiche contenente i dati di anagrafica aziendale e richiedendo il loro controllo e aggiunte di informazioni mancanti.
Le risposte sono poi state utilizzate per il completamento delle stesse in GENIO e in InContatto.
Si è proceduto a implementare la reportistica dei documenti in uscita come, DDT, Fatture, Ordini, Offerte per inserire le informazioni di indirizzi mail e numeri cellulare per continuare nel tempo il rinnovo delle anagrafiche clienti.
Si è proceduto ad attivare ISMS perla gestione dei crediti e invii SMS.
Su iSMS si è proceduto ad inserire invii posticipati di contatto di cortesia ai clienti come per esempio i compleanni, ricorrenze in maniera che ad una certa data partisse un messaggio ai relativi destinatari in base al tipo di ricorrenza.

A questo punto il lavoro informatico è finito, si è addestrato il personale all'uso quotidiano e periodico dei prodotti e delle soluzioni date.
In InContatto verranno inserite anagrafiche di potenziali clienti prese da elenchi pubblici o da fiere, dove su questi periodicamente vengono inviate sia poste elettroniche che SMS pubblicitarie e promozioni sul prodotto e sull'azienda.
Periodicamente dalla stampa nominativi anagrafiche clienti, indicando solo la categoria clienti specifica, si invierà o posta elettronica o SMS ai clienti con promozioni e campagna sconti o circolari sul prodotto stesso.
Dalla gestione Ordini, DDT, Fatture, nel momento della stampa del documento, invio al cliente dell'SMS di avanzamento consegna.

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Progetto per contatti di partecipanti ad eventi e convegnistica;

La richiesta:
Il cliente pianifica ed organizza eventi di rilevanza nazionale ed internazionale allo scopo di promuovere e valorizzare i risultati della ricerca e sviluppare la cultura scientifica ed imprenditoriale.
Gestisce inoltre Master post universitari e corsi di alta formazione.
Nell'ambito dell'organizzazione convegnistica e delle attività formative, ne progetta l'evento e ne cura l'organizzazione e la realizzazione in dettaglio fino alla conclusione ed al follow-up.
Ci è stato richiesto supporto per gestire velocemente e con tecniche moderne i contatti tra azienda e partecipanti in riferimento alla loro attività di eventi e convegnistica e reperire velocemente i nominativi per un rapido contatto.

Lo stato dell'arte del cliente:
Il cliente utilizza un suo software di gestione interna per la gestione degli eventi e convegnistica.
Utilizza fogli di Excel per elenco dei partecipanti per ogni evento.

La soluzione proposta:
Utilizzo di InContatto per inserire nominativi separati per evento per poi effettuare contatti mirati e veloci.
Abilitazione del servizio iSMS per invii SMS ai partecipanti da InContatto.

La sua realizzazione:
Come prima cosa si è proceduto installando InContatto sul sistema informativo aziendale e si è attivato iSMS perla gestione dei crediti e invii SMS.

Si è formato il personale dedicato agli eventi aziendali sull'utilizzo del software InContatto sfruttando la sua particolarità di multi archivio, cioè ogni evento, convegno, corso o altro, avrà un archivio contenente tutti i partecipanti con indirizzi, note, mail, recapiti fissi e cellulari.

Periodicamente il Cliente potrà decidere, per un determinato evento, di mandare ai relativi partecipanti (tutti o alcuni o solo ad uno) informative, specifiche, allegati via posta elettronica o inviare SMS di conferma giorni, orari e prenotazioni.

Con InContatto il cliente è riuscito ad organizzare i nominativi per ogni evento suddividendo gli stessi per categoria (oratori, ospiti, hostess, ecc...) riuscendo velocemente e tempestivamente a contattare il singolo nominativo o un gruppo di nominativi o tutti sia con mail che SMS riducendo considerevolmente i tempi aziendali e la rintracciabilità dei contatti. Per maggiori informazioni:

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Progetto per contatti ai soci in una associazione;

La richiesta:
Il cliente è una associazione senza finalità di lucro costituito da un insieme di persone fisiche.
Ci è stato richiesto supporto per gestire velocemente i contatti tra gli associati al fine di comunicare eventi, riunioni e attività del gruppo associativo.

Lo stato dell'arte del cliente:
Il cliente utilizza la posta elettronica del capogruppo con una mail-list e le anagrafiche dei soci su un foglio di Excel.

La soluzione proposta:
Utilizzo di InContatto per inserire tutti i soci del gruppo.
Abilitazione del servizio iSMS per invii SMS ai soci da InContatto.

La sua realizzazione:
Come prima cosa si è proceduto installando InContatto sul PC del capogruppo e si è attivato iSMS per la gestione dei crediti e invii SMS.
Su InContatto sono stati inseriti i nomi dei soci suddivisi per tipologia di appartenenza, (ordinari, simpatizzanti, consiglieri, ecc...) questo per permettere invii mirati a gruppi di persone.

Periodicamente il capogruppo, utilizzando InContatto, manda ai relativi soci (tutti o alcuni o solo ad uno) informative, resoconti, allegati via posta elettronica e invia SMS di conferma giorni, orari degli eventi ai soci del gruppo.

Con InContatto l'associazione è riuscita ad organizzare i nominativi dei propri soci riuscendo velocemente e tempestivamente a contattare il singolo nominativo o un gruppo di nominativi o tutti sia con mail che SMS riducendo considerevolmente i tempi, costi e la rintracciabilità dei soci.

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ORDINI E INTERNET

Progetto per valutazione evadibilità ordini ed inserimento ordini via web;

La richiesta:
Il cliente commercializza parti di ricambio per motori, sia per mezzi agricoli che per autovetture; ciò sia direttamente che attraverso canali di distribuzione.
Il cliente acquista sia componenti che prodotti composti.
Rivende sia componenti singoli che prodotti composti (che provvede, in caso, ad assemblare e confezionare internamente quando non disponibili già preassemblati).
Il suo raggio di azione, sia di acquisto che di vendita, è fortemente internazionale.
Il gestionale utilizzato è il nostro Genio.

Ci è stato richiesto supporto per quanto segue:
1. Velocizzare la valutazione dell'evadibilità degli ordini da cliente in funzione dell'esistenza a magazzino dei singoli articoli;
2. Fornire strumenti atti a velocizzare la risposta da parte degli operatori interni ad una richiesta, spesso via telefono, di esistenza di un singolo articolo (sia componente che articolo composto);
3. Meccanizzare l'inserimento degli ordini da parte dei propri clienti.

Lo stato dell'arte del cliente:
L'inserimento degli ordini nel gestionale, da parte degli operatori interni, avviene esclusivamente in maniera manuale, a seguito di richieste via mail, fax o addirittura telefoniche.
Gli ordini contengono molti articoli, quindi il tempo di data entry è elevato.
Una volta inserito l'ordine, viene inviata relativa conferma al Cliente; questa può essere sia per tutto l'ordine che per parte di esso.
Gli articoli composti fanno riferimento ad una specifica distinta base (che a sua volta ne può contenere delle altre). Come sopra menzionato, il nostro cliente, oltre che ai relativi componenti, acquista anche articoli composti preassemblati. Ciò significa che un articolo può esse venduto sia già preassemblato, ma se ciò non fosse, possono essere disponibili i componenti necessari per procedere all'assemblaggio internamente.

A fronte di ciò, la valutazione della "evadibilità" degli ordini - allo stato attuale completamente manuale - risulta molto complessa, dato che non deve fermarsi solo all'esistenza del singolo prodotto, ma, se questo non fosse disponibile, deve proseguire nella valutazione dell'esistenza dei suoi componenti.
Il tutto aggravato anche dal fatto che il tempo per il confezionamento - e l'eventuale assemblaggio - può essere anche di qualche settimana, rendendo difficile stimare l'effettiva giacenza di magazzino dei prodotti e dei componenti all'atto dell'inserimento di nuovi ordini.

Per quanto riguarda, invece, le richieste di esistenza di singoli articoli, il lasso di tempo che ad oggi intercorre fra la richiesta (il più delle volte telefonica) e relativa risposta è elevato, in particolar modo quando l'articolo richiesto è composto.

La soluzione proposta:
1. Realizzazione di una specifica applicazione, integrata in Genio, di valutazione esistenza/evadibilità, sia per gli ordini che per singoli prodotti;
2. Realizzazione di un portale web per l'inserimento degli ordini da parte dei loro Clienti;

La sua realizzazione:
Come primo passo si è provveduto alla realizzazione della procedura di valutazione integrata in Genio.
Con tale procedura gli ordini vengono visualizzati in maniera tale che sia possibile verificare, per ogni articolo, la quantità esistente a magazzino, e nel caso in cui si tratti di un articolo complesso, se sia presente preassemblato, o se siano disponibili i componenti per assemblarlo.
Ciò chiaramente sia per la quantità richiesta sia per quantità inferiori (parziali). In tale caso, in automatico, vengono ricalcolate, a scalare, le quantità dei componenti.
Se un articolo composto è presente già preassemblato, si può decidere se utilizzarlo oppure se, comunque, provvedere all'assemblaggio di quanto richiesto utilizzando i relativi componenti.
Terminata la valutazione, viene eseguito un appartamento merce, in modo tale che i dati di magazzino siano coerenti per nuovi ordini, stampato ed inviato a magazzino un documento di prelievo. Quando il prelievo fisico, l'assemblaggio e il confezionamento sono terminati, lo stesso documento di prelievo diventa DDT.

Con tale procedura, la valutazione di ordini e l'appartamento merce, richiede un tempo decisamente inferiore: in aggiunta la procedura di appartamento evita disguidi in termini di merce già "impegnata".
Ora, chiunque, anche senza conoscenza dei componenti che fanno parte di articoli composti, è in grado di valutare la esistenza/evadibilità di un ordine o di un singolo articolo, in modo semplice ed immediato, dato che è la procedura stessa che ne indica la struttura.
Così, l'intercambiabilità dell'operatore addetto alla valutazione non è più un problema.

Passo successivo è stata la realizzazione del portale per l'inserimento ordini.
In piena integrazione con Genio, il portale, appoggiato su un server interno, fornisce dati aggiornati in real time, senza bisogno di procedura di aggiornamento verso il sito.
Riconosciuto tramite specifiche credenziali di accesso (generate in autonomia dal nostro cliente) l'utente (cliente) nel portale ha a disposizione:

  • Storico degli ordini con relativo stato di evasione;
  • Storico dei documenti (Ddt, Fatture, Note di accredito) a lui riferiti;
  • Valutazione esistenza articoli;
  • Inserimento ordini.

Per quest'ultima voce gli articoli visibili, e quindi ordinabili, sono filtrati, per ogni singolo utente/cliente, secondo alcune condizioni dettate dalla "casa madre" (categoria omogenea, gruppo merceologico): per ogni articolo inserito, semplice o composto che sia, è possibile valutarne, in realtime, la esistenza secondo la logica di valutazione sopra indicata, e procedere comunque all'ordine anche se le quantità disponibili fossero inferiori a quella desiderata.
Inserito un ordine, all'operatore interno arriva una comunicazione: esso provvedere a "vistare" l'ordine inserito, importarlo in Genio e, se del caso, a darne conferma al Cliente.

Con questo portale web si è "trasferito" all'esterno il carico del data entry ordini, lasciando internamente solo il loro controllo e l'eventuale valutazione. Il tempo di data entry "risparmiato" è stato reimpiegato in altre attività interne all'azienda.

Sia per i Clienti che per il personale interno è stata svolta una specifica formazione all'utilizzo delle nuove procedure, in particolar modo, per il personale interno, relativamente alla parte di valutazione ordini.
Manutenzione assente, facilità e velocità d'uso sono i punti di forza, senza dimenticare che il nostro Cliente ora è "attivo" 24 ore al giorno, e raggiungibile da qualsiasi parte del mondo, anche in mobilità.

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ALTRO

Progetto per l'integrarzione di Genio Pro con Solid Edge;

La richiesta:
Il cliente produce e commercializza forni industriali per alimenti; ciò sia direttamente che attraverso canali di distribuzione. Possiede anche centri di assistenza in Italia e all'estero, sia diretti che tramite concessionari.
La commercializzazione riguarda sia prodotti finiti che parti di ricambio, sia al cliente finale che ai centri di assistenza.
Il suo raggio di azione, sia di acquisto che di vendita, è fortemente internazionale.
Il gestionale utilizzato è il nostro Genio Pro.
La parte progettuale, intesa come schemi di produzione, esplosi per parti di ricambio, documentazione per clienti e centri di assistenza, avviene tramite Solid Edge, un CAD specifico della Siemens.
I dati di queste pubblicazioni vengo gestiti tramite le "proprietà" dei file di Solid Edge, ma mancano le informazioni che sono in Genio Pro.

Ci è stato richiesto supporto per quanto segue:
Integrare le informazioni di Genio Pro e Solid Edge, in modo che le pubblicazioni contengano la totalità dei dati disponibili.

Lo stato dell'arte del cliente:
Gli schemi, le tavole, ed i cataloghi per vendita, assistenza e parti di ricambio, vengono creati tramite Solid Edge. Ogni articolo, parte e/o componente in Solid Edge è gestito come singolo file, con determinate "proprietà" di Windows. Provvede poi Solid Edge a "riassemblare" il tutto in un oggetto completo.

In tali proprietà, oltre che a informazioni fisiche (peso, dimensioni, materiale...), vi sono anche informazioni che, allo stato attuale, non sono pienamente gestite in Genio Pro, e sono le descrizioni articolo in 5 lingue diverse.
Per contro, il prezzo di listino dell'articolo a cui il file fa riferimento è gestito in Genio Pro, ma non è presente in nessuna proprietà dei file di Solid Edge.
Le pubblicazioni per parti di ricambio, accessoristica e vendita, allo stato attuale vengono integrati con un listino prezzi a parte, stampato da Genio Pro, mentre le descrizioni articolo in lingua estera che appaiono nei documenti prodotti da Genio Pro (Preventivi, Ordini, Ddt, Fatture) non sempre sono presenti, e se presenti non sempre sono corrette.

La soluzione proposta:
Realizzazione di una specifica applicazione "ponte" fra Genio Pro e Solid Edge, in modo da aggiornare le proprietà dei file con i dati di Genio Pro, e viceversa inserire, ove mancanti, o aggiornare i dati di Genio Pro con le informazioni tratte dai file Solid Edge.

La sua realizzazione:
Il primo passo è stato quello di documentarsi adeguatamente sulla struttura dei file di Solid Edge, per capire in che modo Solid Edge "gestisce" le proprietà dei suoi file, sia in lettura che in scrittura, in considerazione anche del fatto che Genio Pro lavora su archivi in Sql.
Il secondo è stato quello di capire come e quando le informazioni di Solid Edge dovessero aggiornare quelle di Genio Pro e viceversa.
Trattandosi di qualche migliaia di file, spesso "aperti", l'applicazione realizzata permette di procedere selettivamente sui di essi, parametrizzando il percorso dei file, per poi scegliere su quale directory e sotto directory procedere all'elaborazione. In tale modo è possibile continuare a lavorare con Solid Edge anche durante il funzionare dell'applicazione, a condizione che non siano utilizzati file contenuti nella directory sottoposta ad aggiornamento.

L'applicazione permette la parametrizzazione di:

  • Percorso dei file da elaborare;
  • Listini di riferimento in Genio Pro;
  • Proprietà dei file da elaborare;
  • Codice lingua di riferimento in Genio Pro.

Una volta impostati i parametri su indicati, il funzionamento risulta essere del tutto intuitivo : l'elaborazione, per ogni articolo, procede come segue:
  • Individuazione del codice articolo;
  • Ricerca in Genio pro del corrispondente articolo;
  • Lettura del relativo prezzo di listino impostato in Genio Pro;
  • Creazione, se non presente, della specifica proprietà per il prezzo nel file di Soldi Edge;
  • Scrittura o aggiornamento della proprietà prezzo nel file di Solid Edge;
  • Lettura delle proprietà Descrizioni in Lingua nel file di Solid Edge;
  • Aggiornamento/inserimento delle descrizioni in lingua in Genio Pro.

Quanto sopra in modo del tutto trasparente per l'operatore; l'elaborazione termina con un riepilogo in cui sono indicate le operazione eseguite ed eventuali operazioni non andate "a buon fine".
Ciò permette all'operatore di poter prendere visione di quanto eventualmente non aggiornato o di quanto non coerente.

Utilizzando questa applicazione, il Cliente è riuscito finalmente a produrre, via Solid Edge, documentazione tecnica e commerciale completa per i propri prodotti e parti di ricambio, evitando di doverla integrare con "fogli volanti", poco professionali.
In aggiunta, cosa di non poco conto, ora le informazioni in Genio Pro e in Solid Edge sono fra loro sempre coerenti.

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