|
|
 |
|
|
E’ il software di Gestione Documentale per imprese e professionisti che consente l’archiviazione in digitale e la conservazione sostitutiva, di qualsiasi tipo di informazione o documento (cartaceo).
Riduce i costi ed aumenta l’efficienza e la qualità dei processi di ricerca, risparmiando tempo. |
Orientato per qualsiasi attività che si proponga di ridurre l'utilizzo del cartaceo e di organizzare e reperire documenti in qualsiasi momento velocemente e di condividerli aziendalmente.
Il software Documentale consente l'archiviazione elettronica di qualsiasi tipo di documento indicizzandolo pronto per essere ricercato.
Il Documentale è la scrivania virtuale su cui 'poggiare' e organizzare i documenti e i fascicoli che gli operatori trattano ogni giorno.
La realizzazione di un archivio informatico dei documenti presuppone la possibilità di inserire in un unico contenitore opportunamente organizzato, una molteplicità di files di vari formati e di varia natura, in grado di rappresentare in maniera completa e inoppugnabile ogni documento emesso, ricevuto, inviato o comunque prodotto.
|
 |
|
DOCUMENTALE
CARATTERISTICHE / CLASSIFICAZIONE:
Nel Documentale si possono archiviare qualsiasi tipo di documento (pdf, foto, immagini, testi, disegni CAD, etc...) ogni documento ha una tabella di indici che ne determinano la classificazione per le ricerche.
I campi di ricerca sono parametrici in base all’utilizzo aziendale come i percorsi di memorizzazione che possono essere supporti diversi e in cartelle specifiche.
Una utility di schedulazione veloce permette, utilizzando una cartella temporanea dove vengono appoggiati i file da archiviare, di vedere il contenuto dei documenti e assegnargli le relative chiavi di indicizzazione.
SPAZIO:
Il documento elettronico ha un costo in termini di spazio di occupazione su disco, praticamente nullo.
In un CD o in un DVD o in un Hard-Disc è possibile salvare decine di migliaia di documenti, con un costo basissimo.
L'equivalente in termini cartacei, prevederebbe armadi pieni di documenti, che, tra l'altro, sarebbero comunque soggetti al naturale deterioramento dovuto al tempo.
REPERIBILITA':
Confrontare le possibilità di reperimento di un documento elettronico, con il suo equivalente cartaceo è improponibile.
Funzioni di ricerca consentono di ritrovare il documento in pochi secondi e di visualizzarlo e/o riprodurlo su carta e di consultare note e descrizioni specifiche del documento archiviato.
Nel caso di documenti archiviati come files non grafici, può anche essere attivata la ricerca 'a tutto testo' per individuare parole non presenti nei dati identificativi ma presenti nel corpo del documento.
GENIO 5 / PRO
INTEGRAZIONE
Il modulo documentale è integrato nei pacchetti di gestione aziendale GENIO 5 e GENIO PRO questo fa si che non costringe l'utente a modificare le proprie modalità di lavoro: integra e si integra nelle procedure di ufficio già consolidate, prelevando i dati dalla normale gestione aziendale generando automaticamente i documenti ed i dati di catalogazione, le connessioni logiche tra i documenti permettendo ricerche facili e veloci.
Il ciclo attivo gestito automaticamente dal gestionale, per esempio ad una generazione di una fattura di vendita questa passa nel documentale in formato PDF e con già indici per le ricerche e di conseguenza sarà visualizzata in tutte le procedure che si fa riferimento al documento come prima nota, partitati, anagrafica cliente, etc...
Per il ciclo passivo invece bisogna abbinare alla registrazione di prima nota o al movimento di entrata merce il documento elettronico.
Ma non solo, tutte le stampe del gestionale archiviano nel documentale, naturalmente se lo si vuole, inserendo solo alcune informazioni aggiuntive.
Ogni procedura ha a disposizione il collegamento con i suo documentale suddiviso per area, questo permette di vedere documenti da qualsiasi procedura, per esempio dall’anagrafica cliente posso visualizzare tutti i documenti che lo riguardano dalle offerte, DDT, ordini, fatture ma anche i suoi contratti riservati, lettere o qualsiasi altro documento. Altro esempio è l’azienda stessa, entrando in anagrafica azienda si possono vedere, bilanci, contratti, stampe fiscali, etc.. alcune di queste inserite automaticamente dalle stampe del gestionale mentre altre manualmente indicando solo alcuni campi di indice.
Il Documentale quindi è completamente integrato con il gestionale riducendo tempi sulla reperibilità cartacea del documento stesso.
Ma il Documentale serve per iGenio dove eventualmente i propri clienti possono vedere i documenti in formato PDF edeventualmente scaricarsene una copia, tutto rigorosamente con un brouser internet ma anche con un smartphone (come iPhone) o tablet (come iPad), e tutto in tempo reale.
VANTAGGI
Avere a portata di mano e sempre in linea su tutte le procedure la possibilità di consultare i documenti che interessano senza andare a cercarli in armadi e fascicolatori riduce notevolmente tempo, risorse e stress.
In ogni momento della giornata lavorativa si rende necessario reperire un documento, anche il più semplice e banale possibile come una fattura di acquisto.
Con il Documentale e con i gestionali GENIO 5 e GENIO PRO tutto questo è possibile.
COSA CI VUOLE
In GENIO 5 e GENIO PRO il Documentale è totalmente integrato nei programmi; basta chiedere le informazioni al Vs rivenditore per attivarlo.
|
|
|
|
|
|
|
