Modulare e flessibile
Configurabile a seconda delle esigenze di gestione
e integrabile con ulteriori moduli per crescere insieme all’azienda.
Soluzione completa per l’archiviazione dei documenti e delle informazioni, consigliata sia ai professionisti che alle imprese per ridurre i costi ed aumentare l’efficienza.
Il Documentale oltre ad essere un contenitore :
Il nostro software Genio gestisce l’intero processo contabile e amministrativo, in modo semplice ed integrato con tutte le aree operative aziendali. Ti permette di ottimizzare tempi e risorse gestendo in modo sicuro ed affidabile tutti gli adempimenti fiscali.
È il software di Gestione Documentale per imprese e professionisti che consente l’archiviazione in digitale e la conservazione sostitutiva, di qualsiasi tipo di informazione o documento (cartaceo).
Orientato per qualsiasi attività che si proponga di ridurre l’utilizzo del cartaceo e di organizzare e reperire documenti in qualsiasi momento velocemente e di condividerli aziendalmente.
La realizzazione di un archivio informatico dei documenti presuppone la possibilità di inserire in un unico contenitore opportunamente organizzato, una molteplicità di files di vari formati e di varia natura, in grado di rappresentare in maniera completa e inoppugnabile ogni documento emesso, ricevuto, inviato o comunque prodotto.
Nel Documentale si possono archiviare qualsiasi tipo di documento (pdf, foto, immagini, testi, disegni CAD, ecc…) ogni documento ha una tabella di indici che ne determinano la classificazione per le ricerche.
I campi di ricerca sono parametrici in base all’utilizzo aziendale come i percorsi di memorizzazione che possono essere supporti diversi e in cartelle specifiche.
Una utility di catalogazione permette di acquisire automaticamente tutti i documenti che vengono massivamente scannerizzati e abbinarli al loro relativo indice decodificando le informazioni utili attraverso delle etichette Barcode.
È la base per la definizione delle procedure di qualità, nell’ottica o meno del raggiungimento della certificazione.
Il documento elettronico ha un costo in termini di spazio di occupazione su disco, praticamente nullo.
In un CD o in un DVD o in un Hard-Disc è possibile salvare decine di migliaia di documenti, con un costo basissimo.
L’equivalente in termini cartacei, prevederebbe armadi pieni di documenti, che, tra l’altro, sarebbero comunque soggetti al naturale deterioramento dovuto al tempo.
Confrontare le possibilità di reperimento di un documento elettronico, con il suo equivalente cartaceo è improponibile.
Funzioni di ricerca consentono di ritrovare il documento in pochi secondi e di visualizzarlo e/o riprodurlo su carta e di consultare note e descrizioni specifiche del documento archiviato.
Nel caso di documenti archiviati come files non grafici, può anche essere attivata la ricerca “a tutto testo” per individuare parole non presenti nei dati identificativi ma presenti nel corpo del documento.
Il software Documentale è utile e fondamentale per la tenuta, in forma elettronica, di QUALSIASI documento in entrata e in uscita, per la sua facile reperibilità e visualizzazione e ristampa.
E’ flessibile e parametrizzabile, permette di affrontare tutte le esigenze che esulano la tradizionale area gestionale; non solo fatture attive e passive, DDT, ordini, offerte, ma anche cedolini paghe, contratti, pratiche, progetti, disegni, documenti qualità, modulistica, fax, rassegne stampa, cataloghi, listini, ecc.; tutto ciò che viene veicolato con documenti può essere gestito dal Documentale.
Questo archivio di documenti, una volta scannerizzato, verrà abbinato ad una serie di voci di indici, che ne permetteranno ricerche veloci per una rapida consultazione del documento digitalizzato.
I documenti possono essere archiviati in qualsiasi formato elettronico con abbinamento della firma digitale e la marcatura temporale per una tenuta sostitutiva del documento stesso.
Il software documentale è integrato nei pacchetti di gestione aziendale della Linea GENIO questo fa si che non costringe l’utente a modificare le proprie modalità di lavoro: integra e si integra nelle procedure di ufficio già consolidate. Prelevando i dati dal normale iter di inserimento genera automaticamente i dati di catalogazione, le connessioni logiche tra i documenti permettendo ricerche facili e veloci.
Il ciclo attivo viene gestito automaticamente dal gestionale, ad esempio l’emissione di una fattura di vendita comporta l’immediata archiviazione in formato PDF nel documentale con i relativi indici per la ricerca e la visualizzazione dalle procedure interessate come prima nota, partitari, anagrafica cliente, ecc…
Per il ciclo passivo sono stati realizzati dei connettori che ci permettono di archiviare automaticamente tutti i documenti pervenuti dai fornitori, indipendentemente dal formato, codificandone le informazioni attraverso delle etichette Barcode.
Ma non solo, tutte le stampe del gestionale possono venire archiviate automaticamente nel documentale.
Ogni procedura ha a disposizione il collegamento con il documentale suddiviso per area di competenza. Questo è utile alla visualizzazione dei documenti per settore di interesse, per esempio dall’anagrafica cliente posso visualizzare tutti i file che lo riguardano dalle offerte, DDT, ordini, fatture ma anche i suoi contratti riservati, lettere o qualsiasi altro documento. Altro esempio è l’azienda stessa, entrando in anagrafica azienda si possono vedere, bilanci, contratti, stampe fiscali, etc… I dati possono essere inseriti automaticamente dalle stampe del gestionale, ma anche manualmente indicando solo alcuni campi di indice.
Il Documentale è completamente integrato con il gestionale riducendo tempi sulla reperibilità cartacea delle informazioni.
Il Documentale è collegato a sua volta anche con iGenio, per la pubblicazione delle informazioni, consentendo ai clienti di visualizzare e scaricare le copie dei documenti in formato PDF. Il servizio avviene tramite browser internet, con smartphone (come iPhone) o tablet (come iPad), e tutto in tempo reale.
Avere a portata di mano e sempre in linea su tutte le procedure la possibilità di consultare i documenti che interessano senza andare a cercarli in armadi e fascicolatori riduce notevolmente tempo, risorse.
In ogni momento della giornata lavorativa si rende necessario reperire un documento, anche il più semplice e banale possibile come una fattura di acquisto.
Con il Documentale e con i gestionali della linea GENIO tutto questo è possibile.
In GENIO il Documentale è totalmente integrato nei programmi; basta chiedere le informazioni al Vs rivenditore per attivarlo.
La conservazione sostitutiva è un processo che consente, alle imprese e per alcune tipologie di documenti, di conservarle elettronicamente eliminando la carta.
La conservazione sostitutiva legale permette di conservare i documenti con modalità digitali per renderli disponibili nel tempo nella loro completa integrità e autenticità.
Il processo di conservazione sostitutiva è un processo informatico che si attua in sostituzione a quello tradizionale cartaceo e che mantiene la validità legale sia a livello fiscale, sia a livello civile.
È innanzitutto opportuno distinguere il processo di archiviazione elettronica da quello di conservazione sostitutiva.
L’archiviazione elettronica non è disciplinata da alcuna normativa e può essere fatta a uso interno dell’azienda per ottenere i benefici, quale un accesso immediato, semplice e razionale ai documenti.
Per conservazione sostitutiva si intende invece il processo informatico che, attraverso l’impiego della firma digitale e della marcatura temporale, permette alle aziende di archiviare documenti, anche fiscali quali libri contabili e fatture, in formato digitale.
A livello tecnologico tra i due processi non esiste alcuna differenza (se non per l’impiego della firma digitale e della marcatura temporale); la differenza sta nel fatto che la conservazione sostitutiva è regolamentata da normative (Decreto del Ministero dell’Economia e delle Finanze del 23 gennaio 2004/ Delibera CNIPA 11/2004) volte a garantire nel tempo l’integrità e la leggibilità di un documento informatico.
Già da molti anni la legge consente la conservazione elettronica dei documenti:
Il Decreto del Ministro dell’Economia e delle Finanze stabilisce le “Modalità di assolvimento degli obblighi fiscali relativi ai documenti informatici e alla loro riproduzione in diversi tipi di supporto”.
CRP per la conservazione sostitutiva dei documenti si avvale di un partner tecnologico, lo stesso della fatturazione elettronica.
Configurabile a seconda delle esigenze di gestione
e integrabile con ulteriori moduli per crescere insieme all’azienda.
Immediato e intuitivo per una rapida gestione
e un incremento delle performance.
Completo nelle funzioni gestionali,
maturo e ideale per aziende esigenti ed in crescita.
Sempre aggiornato sia come struttura tecnologica
che come operatività su migliorie e adempimenti fiscali.
Informazioni riservate,
sistema di login e password l’accesso agli utenti.
Verso il web, con la possibilità di essere utilizzato tramite
browser internet ma anche smartphone e tablet.
+39 0532 94532
+39 0532 901810
info@crpsoftware.it commerciale@crpsoftware.it crpsoftware@pec.it
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