Tutti i vantaggi di un software documentale

Visto dal livello aziendale, un software di gestione documentale presenta molteplici vantaggi.

Noi di CRP Software abbiamo a cuore il tema della trasformazione digitale, proprio per questo offriamo un servizio di gestione dei documenti aziendali oltre ad aver creato una soluzione scalabile che si adatta ad aziende di qualsiasi dimensione e che risulta molto facile da utilizzare, grazie anche all’estensione web semplice e intuitiva.

Inoltre, il software di gestione documentale può interagire e dialogare con altri software già presenti in azienda e consente di accedere ai dati e alle informazioni necessarie da qualsiasi dispositivo fisso come mobile, tipo smartphone e tablet.

Questa elevata flessibilità risulta estremamente importante, soprattutto in vista di un maggiore approccio allo smart working.

Queste caratteristiche, insieme a tante altre proprie del software Documentale, aprono a nuovi vantaggi per le aziende, sintetizzabili in: 

• riduzione della carta stampata e maggiore rispetto per l’ambiente;
• riduzione dello spazio di archiviazione;
• riduzione dei costi di gestione;
• snellimento dei processi interni;
• massima riservatezza delle informazioni;
• reperibilità dei dati e delle informazioni in qualsiasi momento e da qualsiasi dispositivo con una connessione internet.

Vantaggi complessivi del software di gestione documentale

Wikipedia lo definisce Document Management System (DMS), noi lo chiamiamo sistema di gestione documentale, ovvero, l’insieme di soluzioni che consentono alle aziende di gestire e organizzare, anche a distanza, i flussi di dati e di documenti.

Wikipedia

Il nostro Software Documentale aiuta le aziende a centralizzare tutte le informazioni, i dati e i documenti, gestendo ogni fase dalla loro creazione all’archiviazione.

Favorisce una ricerca e condivisione più immediata dei documenti e ottimizza le modalità di comunicazione e d’interazione tra i reparti aziendali. Questo rende più fluido il passaggio delle informazioni e dà valore complessivo all’azienda in sé. 

Come accennato prima, oltre a questo vantaggio, c’è anche da considerare il fatto che un software di gestione documentale garantisce l’accessibilità ai documenti a qualsiasi utente, con diversi ruoli e da qualsiasi dispositivo. 

Contratti, moduli da presentare ai clienti e ai fornitori, manuali e istruzioni procedurali sono immediatamente disponibili e a portata di click in tutti i luoghi e in qualsiasi momento sostenendo tra l’altro lo Smart Working. 

Il significato reale di un sistema di gestione documentale

A ben vedere, dunque un DMS è un passaggio chiave che determina non solo il livello di digitalizzazione di un’azienda, ma consente anche di capire quale sia l’andamento effettivo del business e se ci siano delle falle organizzative e gestionali da colmare.

Il significato quindi di un sistema di gestione documentale è legato alla gestione complessiva dei flussi di un’azienda.

Infatti, non bisogna dimenticare che i flussi documentali e la loro gestione rappresentano solo una parte dei sistemi gestionali di un’azienda, i quali possono e devono interagire tra loro per guidare l’azienda verso un cambiamento reale e di qualità.

Solo grazie a questi meccanismi e alla comunicazione tra tutti i software e tutti i team aziendali è possibile automatizzare tutti i workflow rendendoli efficienti e trasparenti.